Pourquoi suivre la formation initiale de Coordonnateur(trice) d’événements privés ?

La formation professionnelle de coordonnateur(trice) d’événements privés en parcours modulable vous apporte toutes les clés de la réussite.

Vous pourrez bien sûr coupler cette formation initiale avec les formations :

  • décoration événementielle et mise en lumière
  • modélisation 3D (Google SketchUp)

Lors de ce parcours unique en France, vous allez aborder tous les aspects de la création d’entreprise (étude de marché, étude de la concurrence, communication, marketing, démarches administratives, assurances, création de votre site Internet…). Cette partie n’est pas que théorique, nous parlons de votre projet, de votre situation et de vos concurrents. Le choix du statut par exemple ne dépend que de la nature de votre projet professionnel, mais aussi de votre situation financière, fiscale, familiale et patrimoniale. Nous vous proposerons des solutions adaptées à votre condition.

Créer une entreprise c’est bien, mais après il faut la gérer. Nous vous formerons donc également à la gestion de votre activité :

  • obligation comptables et déclaratives,
  • gestion du temps,
  • relations clients et fournisseurs,
  • comptes bancaires,
  • gestion des charges,
  • interlocuteurs tels que l’URSSAF, le RSI, la CIPAV ou le service des impôts des entreprises.

Avant d’organiser un événement, il faut vous vendre. Nous détaillerons donc la démarche commerciale (entretiens téléphoniques, entretiens physiques, outils clientèle, prospection, devis, calcul d’honoraires…).

Et bien sûr nous vous formerons à l’organisation d’événements. Pas de façon théorique, mais en nous appuyant sur des dossiers réels, tous organisés par les différentes enseignes des formateurs (les agences Azalaïs, Good Timing, Casa Lova et Cassiopée). Le mariage étant le cas le plus complet et le plus complexe, il sera étudié sous toutes les coutures, mais vous aborderez également les événements d’entreprise car la polyvalence est une obligation pour réussir.

En choisissant le CFAE, vous devez comprendre que vous ne serez pas formés au métier que vous avez vu sur des chaînes télévisées ou que certaines agences événementielles vous ont laissé supposer. Vous ne deviendrez pas le/la confident(e) des clients ou un(e) expert(e) en petits nœuds…

Vous allez être formé(e) à devenir un(e) vrai(e) technicien(ne) et architecte de l’événementiel, un maître d’œuvre expert en gestion de projets, de publics et en organisation d’événements.

Vos futurs clients n’attendent pas de vous que vous leur disiez si le bleu est plus joli que le fuchsia ! Ils attendent de vous de l’expertise, une parfaite connaissance des prestataires, une maîtrise des coûts, des réponses concrètes et des solutions efficaces.

Les prestataires eux-mêmes auront des exigences. Vous devrez être en mesure de répondre sur des aspects techniques bien précis (accessibilité, puissance électrique, monophasé ou triphasé, DB mètre, détecteur de fumée, surfaces, diamètres des tables, chambre froide, ERP, ensoleillement…).

Les arts de la table ne vous concernent pas, ils sont la prérogative du traiteur. Par contre, savoir ce qu’est la « carcasse », et comment la mettre en place, voilà ce que le traiteur attendra de vous. Le fleuriste ne vous demandera pas de connaître le nom des fleurs, c’est son métier. En revanche, il vous demandera de savoir quel système de fixation peut être utilisé pour les bouts de bancs ou à quelle heure la salle de réception sera ouverte… ou à défaut, où sera la clé à 13h ?

Vous l’aurez compris, oubliez l’image glamour, paillette et papillon et préparez votre caisse à outils ! Nous allons faire de vous un(e) vrai(e) maître d’œuvre événementiel !

Témoignages en vidéo de nos anciennes stagiaires

Je m’inscris !

Lieu : Massy (région Ile-de-France, 91) et Agen (région Nouvelle-Aquitaine, 47)
Tarif :
2 490 € Net de TVA

Les formations se déroulent du mardi au vendredi, de 09h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30.

Dates des sessions de formation initiale de Coordonnateur(trice) d’événements privés sur 8 jours (56 heures) :

MASSY (Mars – Avril 2019)

  • Du 26 au 29 mars 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 02 au 05 avril 2019
    (Coordonnation d’événements privés)

AGEN (Juin – Juillet 2019)

  • Du 04 au 07 juin 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 11 au 14 juin 2019
    (Coordonnation d’événements privés)

MASSY (Septembre – Octobre 2019)

  • Du 17 au 20 septembre 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 24 au 27 septembre 2019
    (Coordonnation d’événements privés)

AGEN (Novembre – Décembre 2019)

  • Du 19 au 22 novembre 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 26 au 29 novembre 2019
    (Coordonnation d’événements privés)

Lieu : Massy (région Ile-de-France, 91) et Agen (région Nouvelle-Aquitaine, 47)
Tarif :
3 735 € Net de TVA

Les formations se déroulent du mardi au vendredi, de 09h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30.

Dates des sessions de formation initiale de Coordonnateur(trice) d’événements privés sur 12 jours (84 heures) (modulée avec la Modélisation 3D) :

MASSY (Mars – Avril 2019)

  • Du 26 au 29 mars 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 02 au 05 avril 2019
    (Coordonnation d’événements privés)
    Du 09 au 12 avril 2019
    (Modélisation 3D)

AGEN (Juin – Juillet 2019)

  • Du 04 au 07 juin 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 11 au 14 juin 2019
    (Coordonnation d’événements privés)
    Du 18 au 21 juin 2019
    (Modélisation 3D)

MASSY (Septembre – Octobre 2019)

  • Du 17 au 20 septembre 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 24 au 27 septembre 2019
    (Coordonnation d’événements privés)
    Du 1er au 04 octobre 2019
    (Modélisation 3D)

AGEN (Novembre – Décembre 2019)

  • Du 19 au 22 novembre 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 26 au 29 novembre 2019
    (Coordonnation d’événements privés)
    Du 03 au 06 décembre 2019
    (Modélisation 3D)

Lieu : Massy (région Ile-de-France, 91) et Agen (région Nouvelle-Aquitaine, 47)
Tarif :
4 669 € Net de TVA

Les formations se déroulent du mardi au vendredi, de 09h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30.

Dates des sessions de formation initiale de Coordonnateur(trice) d’événements privés sur 15 jours (105 heures) (modulée avec la Modélisation 3D & la Décoration événementielle) :

MASSY (Mars – Avril 2019)

  • Du 26 au 29 mars 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 02 au 05 avril 2019
    (Coordonnation d’événements privés)
    Du 09 au 12 avril 2019
    (Modélisation 3D)
    Du 16 au 18 avril 2019
    (Mise en lumière et décoration événementielle)

AGEN (Juin – Juillet 2019)

  • Du 04 au 07 juin 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 11 au 14 juin 2019
    (Coordonnation d’événements privés)
    Du 18 au 21 juin 2019
    (Modélisation 3D)
    Du 25 au 27 juin 2019
    (Mise en lumière et décoration événementielle)

MASSY (Septembre – Octobre 2019)

  • Du 17 au 20 septembre 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 24 au 27 septembre 2019
    (Coordonnation d’événements privés)
    Du 1er au 04 octobre 2019
    (Modélisation 3D)
    Du 08 au 10 octobre 2019
    (Mise en lumière et décoration événementielle)

AGEN (Novembre – Décembre 2019)

  • Du 19 au 22 novembre 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 26 au 29 novembre 2019
    (Coordonnation d’événements privés)
    Du 03 au 06 décembre 2019
    (Modélisation 3D)
    Du 10 au 12 décembre 2019
    (Mise en lumière et décoration événementielle)

Lieu : Massy (région Ile-de-France, 91) et Agen (région Nouvelle-Aquitaine, 47)
Tarif :
5 291 € Net de TVA

Les formations se déroulent du mardi au vendredi, de 09h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30.

Dates des sessions de formation initiale de Coordonnateur(trice) d’événements privés sur 17 jours (119 heures) (modulée avec la Modélisation 3D, la Décoration événementielle & le Stage photo) :

MASSY (Mars – Avril 2019)

  • Du 26 au 29 mars 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 02 au 05 avril 2019
    (Coordonnation d’événements privés)
    Du 09 au 12 avril 2019
    (Modélisation 3D)
    Du 16 au 18 avril 2019
    (Mise en lumière et décoration événementielle)
    Les 19 et 23 avril 2019
    (Photo numérique)

AGEN (Juin – Juillet 2019)

  • Du 04 au 07 juin 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 11 au 14 juin 2019
    (Coordonnation d’événements privés)
    Du 18 au 21 juin 2019
    (Modélisation 3D)
    Du 25 au 27 juin 2019
    (Mise en lumière et décoration événementielle)
    Les 28 juin et 02 juillet 2019
    (Photo numérique)

MASSY (Septembre – Octobre 2019)

  • Du 17 au 20 septembre 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 24 au 27 septembre 2019
    (Coordonnation d’événements privés)
    Du 1er au 04 octobre 2019
    (Modélisation 3D)
    Du 08 au 10 octobre 2019
    (Mise en lumière et décoration événementielle)
    Les 11 et 15 octobre 2019
    (Photo numérique)

AGEN (Novembre – Décembre 2019)

  • Du 19 au 22 novembre 2019
    (Création et gestion d’une entreprise événementielle)
    Du 26 au 29 novembre 2019
    (Coordonnation d’événements privés)
    Du 03 au 06 décembre 2019
    (Modélisation 3D)
    Du 10 au 12 décembre 2019
    (Mise en lumière et décoration événementielle)
    Les 13 et 17 décembre 2019
    (Photo numérique)

Programme détaillé de la formation

Parcours de 28 heures sur 4 jours (4 jours par semaine du mardi au vendredi)

Tarif Net de TVA : 1 245 € la semaine de formation

(Frais pédagogiques + suivi de deux ans)

SEMAINE 01
Jours 1 à 4 : Création et gestion d’une entreprise individuelle

Jour 1

CRÉATION D’ENTREPRISE

ÉTUDE DE MARCHÉ

Connaissance de l’offre sur son secteur :

  • Comment trouver les prestataires ?
  • Comment les aborder ?
  • Questions à poser

Etude de la concurrence :

  • Comment la mener ?
  • Où et comment trouver les concurrents ?
  • Client mystère et obtention de devis
  • Savoir analyser une offre
  • Savoir analyser une communication
  • Analyse de sites concurrents

Définir son offre produit :

  • Que vendez-vous ? Comment ? Combien ?
  • Limites de prestations

Définir son secteur géographique :

  • Démographie et marché potentiel
  • Implantation des concurrents

Prévisionnel et évaluation du salaire :

  • Coût horaire et prix de journée
  • Comment évaluer son chiffre d’affaire ?
  • Charges sociales
  • Frais généraux
  • Commissionnement
  • Sous-traitance

COMMUNICATION

Nom de l’entreprise :

  • Enseigne, marque, raison sociale… quelles différences ?
  • Comment et pourquoi déposer une marque à l’INPI ?
  • Recherche du nom de son entreprise, les erreurs à éviter
  • Recherche d’antériorité
  • Logo et identité visuelle

Site Internet :

  • Nom de domaine, hébergement, référencement : définitions
  • Comment choisir votre webmaster ?
  • Pièges à éviter
  • Comment améliorer le référencement de votre site ?
  • Comment obtenir des photos malgré le manque de références ?

Print :

  • Cartes de visites
  • Flyers
  • Plaquettes
  • Vitrophanie

Jour 2

IMMATRICULATION

Statut :

  • Société ou entreprise individuelle : différences, risques et avantages
  • Notions de BNC, BIC et TNS
  • Auto entrepreneur (micro entrepreneur)
  • Régime spécial BNC
  • Déclaration contrôlée
  • Versement libératoire
  • Quel statut en fonction de votre situation financière, fiscale, matrimoniale, patrimoniale et de la nature de votre projet ?
  • TVA : fonctionnement, avantages et inconvénients
  • TVA : vaut-il mieux être assujetti(e) ou non ?
  • Associations / Centres de gestion agréées (AGA / CGA)
  • Cotisation foncière des entreprises (CFE)

Déclaration d’activité :

  • Quelle activité pour quel code APE ?
  • Quelle incidence sur les charges ?
  • Comment déclarer votre activité et auprès de quel centre de formalités des entreprises (CFE) ?
  • A quelle date vaut-il mieux déclarer votre entreprise ?
  • Différentes options (versement libératoire, comptabilité en créances / dettes, affectation de patrimoine en EIRL…)

Aides : Fonctionnement et démarches

  • Aide aux Créateurs ou Repreneurs d’Entreprises (ACRE)
  • Aide à la Reprise ou à la Création d’Entreprise (ARCE)
  • Maintien partiel de l’ARE / ASS / RSA
  • Aides cumulables et non cumulables
  • Crowdfunding (financement participatif)
  • Aides spécifiques ou locales

Jour 3

VIE DE L’ENTREPRISE ET DÉVELOPPEMENT COMMERCIAL

BONNE GESTION DE L’ENTREPRISE

Vous protéger et protéger vos proches :

  • Responsabilité civile professionnelle (RC Pro)
  • Notion de dommages immatériels consécutifs ou non
  • Assurance véhicule
  • Protection juridique
  • Assurance matériel ou local
  • Assurance impayés
  • Contrats “loi Madelin”
  • Contrat de prévoyance
  • Déclaration d’insaisissabilité de la résidence principale
  • Comment vous prémunir d’une assignation en justice ?

Communiquer efficacement :

  • Quoi ? Objectif recherché
  • Comment ? Mail, téléphone, rdv ?
  • A qui ? Copie transmise ou pas
  • Comment prévenir les conflits ?

Banque :

  • Quel type de compte choisir ?
  • Combien de comptes sont nécessaires ?

Comptabilité :

  • Obligations d’archivage
  • Obligations déclaratives
  • Quelles différences entre les statuts ?
  • Quels sont les meilleurs outils ?
  • Organisation pratique (classeurs, bannettes, gestion des documents)

Gestion du temps :

  • Temps de production
  • Temps réel et temps facturable
  • Gérer l’urgent sans négliger l’important

Débutant = cible :

  • Comment vous protéger des escroqueries et arnaques ?
  • Différents types d’arnaques

Comment vous faire aider ?

  • Stages étudiants
  • Intérimaires
  • CDD
  • TESE (Ticket Emploi Service Entreprise)
  • Un proche peut-il aider gratuitement ?
  • Notion de lien de subordination

Jour 4

COMMERCIAL

Publicité : Parmi les pistes suivantes, lesquelles sont bonnes ou mauvaises ?

  • Annuaires professionnels gratuits
  • Annuaires professionnels payants
  • Sites de gestion d’appels d’offres
  • Être exposant(e) sur un salon
  • Partenariats fournisseurs
  • Encarts publicitaires
  • Flyers
  • Campagnes Adwords
  • Référencement professionnel
  • Pages jaunes
  • Réseaux sociaux / forums / blogs / youtube…
  • Réseaux professionnels (réseautage)
  • Avis internet

Appels téléphoniques :

  • Carte de visite orale
  • Détection des faux clients
  • Renseignements tarifaires au téléphone
  • Renseignements sur les services proposés
  • Prise de rendez-vous

Rendez-vous client :

  • Local professionnel ou rdv en clientèle ?
  • Comportement en clientèle
  • Outils à préparer en amont
  • Supports visuels
  • Prise de notes
  • Déroulé de l’entretien
  • Présentation de l’entreprise et des services proposés
  • Comment palier à l’absence d’expérience (au début) ?

Devis :

  • Etude de devis de dossiers réels (organisation complète, partielle, jour J)
  • Répartition des tâches maître d’œuvre événementiel / prestataires / client
  • Clauses particulières et conditions générales de vente (CGV)
  • Mentions obligatoires
  • Précautions budgétaires avant d’établir un devis
  • Présentation du devis au client

Relance commerciale :

  • Outil de suivi
  • Quand et comment la faire ?

SEMAINE 02
Jours 5 à 8 : Coordonnation des événements privés (logistique et sécurité)

Jour 5

PRESTATAIRES

Présentation détaillée des principaux prestataires et analyse de devis :

  • Traiteur
  • Producteur / caviste
  • Photographe
  • DJ
  • Tentiste
  • Loueur de mobilier
  • Loueur de matériel
  • Loueur de plantes
  • Garde d’enfants
  • Fleuriste
  • Artistes (magicien, musiciens, danseurs…)
  • Loueur de voitures
  • Officiant(e)
  • Vidéaste
  • Vêtements des mariés
  • Beauté de la mariée
  • Papeterie (faire-parts, menus, invitations, marque-places/tables…)
  • Transport…

Jour 6

CONCEPTION D’ÉVÉNEMENTS

Cahier des charges :

  • Eléments constitutifs du cahier des charges
  • Questions à poser
  • Comment orienter le client pour ne pas vous mettre en difficulté ?

Timing jour J :

  • Comment élaborer un programme réaliste ?
  • Inertie de groupe
  • Comment ne pas prendre de retard ou avoir de longs temps morts ?

Conseil :

  • Vous vendre à travers votre expertise
  • Comment valoriser votre réseau pour vous vendre ?
  • Utiliser des outils adaptés

Budget prévisionnel :

  • Comment établir un prévisionnel réaliste ?
  • Marges d’erreurs
  • Adéquation cahier des charges / prévisionnel
  • Ratios par personne
  • Analyse de réels budgets prévisionnels

Jour 7

LIEU DE RÉCEPTION

Visites de lieux :

  • Cas de la première visite
  • Gestion des clients
  • Visite de découverte / de repérage / de calage / de “réunion de chantier”

Savoir vous projeter à la date de l’événement :

  • Végétaux
  • Ensoleillement
  • Dates particulières

Contraintes logistiques :

  • Accès
  • Stationnement
  • Livraisons
  • Circulation

Contraintes techniques :

  • Alimentations électriques
  • Éclairages
  • Alarmes

Sécurité :

  • Analyse de risques
  • Plan de prévention
  • Normes et notions d’ERP (Etablissement recevant du public)
  • Réglementation (extincteurs, issues de secours, capacités d’accueil)

Réglementations, obligations et autorisations :

  • Demandes d’autorisations
  • Espace publique
  • Buvette
  • Feu d’artifice
  • Lanternes volantes
  • Lâcher de ballons
  • Sacem (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique)

Equipements :

  • Chambre froide
  • Ecrans, vidéoprojecteur
  • Mobilier intérieur et extérieur
  • Lecteur DVD…

Hygiène :

  • Consommables
  • Déchets
  • Nettoyage

Aménagement :

  • Scénographie
  • Surfaces et capacités d’accueil
  • Mobilier
  • Agencement extérieur
  • Evolution des espaces

ORGANISATION OPÉRATIONNELLE

Recherche et sélection des prestataires :

  • Dans quel ordre chercher les prestataires ?
  • Comment trouver les “moutons à cinq pattes” ?
  • Utilité très relative du rétro-planning

Gestion des options :

  • Réservation /option /commande, quelles différences ?
  • Quand et comment lever une option ?

Organisation des appels d’offres :

  • Savoir élaborer une demande de prix
  • Comment ne rien oublier ?
  • Limites de prestations
  • Réception des devis et contrôle des offres
  • Validation client et gestion des commandes

Document de synthèse

Méthodologie et déroulement des rendez-vous clients

Gestion et suivi des paiements

Evolution budgétaire

Coordonnation des prestataires


Jour 8

MISE EN PLACE ET ASSISTANCE

Mise en place :

  • Quand la réaliser ?
  • Dans quel ordre ?
  • Pièges à éviter
  • Kit du/de la chargé(e) de projets événementiels
  • Schémas d’installation

Jour J :

  • Missions précises
  • Planning de la journée
  • Tableau de bord
  • Interlocuteurs
  • Quand impliquer le(s) client(s) en cas d’imprévus ?
  • Dress code
  • Repas des prestataires
  • Gestion du départ

Simulations d’entretiens commerciaux

SEMAINE 03
Jours 9 à 12 : Modéliser une salle de réception en 3D avec Google Sketchup

formation modelisation Google SketchUp -CFAE-5

Jour 9 & 10

Installation et paramétrage du logiciel Google Sketchup

Découverte des fonctions de dessin


Jour 11 & 12

Mise en pratique et modélisation de lieux de réception

SEMAINE 04
Jours 13 à 16 : Théorie complète de la décoration événementielle | Stage photographie numérique

Jour 13

Mise en lumière

  • Notions élémentaires d’électricité
  • Puissance maximum par prise
  • Sécurité et prise de terre
  • Déceler l’origine d’une panne
  • Règles de colorimétrie
  • Intégration architecturale
  • Analyse de différents types d’éclairages
  • Trouver les fournisseurs
  • Acheter ou louer ?

Théorie de la décoration événementielle

  • Colorimétrie
  • Symbolique des couleurs
  • Thèmes

Jour 14

Décoration en pratique

  • 3 niveaux fondamentaux de la décoration
  • Etude de cas
  • Chiffrage et devis
  • Coût d’une table
  • Table test
  • Louer ou investir ?

Jour 15

Tutoriels

Simulations d’entretiens commerciaux

Chiffrages


Jour 16

PHOTO NUMÉRIQUE

  • Avec quel matériel vous équiper ?
  • Découverte du mode manuel
  • Balance des blancs
  • Sensibilité
  • Vitesse
  • Ouverture
  • Mesure lumière

SEMAINE 04
Jours 17 :  Stage photographie numérique (suite)

Jour 17

PHOTO NUMÉRIQUE (SUITE)

Post production :

  • Luminosité / contrastes / saturation
  • Compression et conversion  de fichiers

Ateliers photo et mise en pratique