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Métier de chargé(e) de projets événementiels

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Métier de chargé(e) de projets événementiels2018-11-19T17:53:43+00:00

Le métier de Maître d’œuvre événementiel, Event / Wedding planner

Interviews de Jérôme Berthelot et Domynique Sonson
Fondateur(trice) du CFAE et des agences événementielles :
CassiopéeLes Petits Papiers et Azalaïs.

Notre philosophie :
Seul, on va plus vite. Ensemble on va plus loin, car tout peut être accompli dans la vie si on a le courage de le rêver, l’intelligence d’en faire un projet réaliste, et la volonté de voir ce projet mené à bien.

Interview de Jérôme Berthelot, wedding planner, dans le mensuel de Rennes

Jérôme Berthelot

Al’origine de l’aventure, Jérôme Berthelot a quitté ses fonctions de responsable d’exploitation d’une société de service d’une cinquantaine de collaborateurs, qu’il avait contribué à créer et à développer durant 10 ans.

De retour dans sa Bretagne natale, il en a alors profité pour réaliser un rêve : créer sa société et mettre au service des particuliers et des entreprises ses compétences en gestion de projets et en organisation.

Rapidement, ce dernier s’est naturellement démarqué de ses concurrent(e)s en abordant ce nouveau challenge non pas par le côté paillettes, mais avec méthodologie et professionnalisme.

Il ne lui était pas concevable de gérer un dossier aussi important qu’un mariage sans cahier des charges, budget prévisionnel, une phase de conception puis d’organisation opérationnelle, etc…

Cette approche innovante a immédiatement été saluée tant par les mariés que par les prestataires.

Domynique Sonson

Après 17 ans dans le secteur socio-éducatif, Domynique Sonson a décidé de se lancer dans l’aventure de l’entrepreunariat en tant que maître d’œuvre événementiel.

De retour dans son Lot et Garonne natal, elle a monté son agence événementielle Azalaïs.

Son savoir-faire en gestion de projets et de publics, en organisation et précision, en créativité et surtout en réactivité face aux imprévus, lui ont permis de proposer ses compétences et ses services aux « grands enfants » (professionnels et particuliers).

C’est son professionnalisme, sa rigueur, son perfectionnisme qui ont fait toute LA différence face à ces concurrent(e)s et qui ont plu tant aux clients qu’aux prestataires.

Quelle est votre conception du métier de chargé(e) de projets événementiel – event/wedding planner ?

Jérôme Berthelot

Je compare toujours ce métier à celui d’un architecte. Au sein des agences Cassiopée et Les Petits Papiers, spécialisées dans la conception et l’office des cérémonies laïques, nous imaginons, conseillons, concevons, accompagnons et supervisons jusqu’au parfait achèvement de l’ouvrage.

Notre métier n’est pas de se substituer au savoir-faire des prestataires, mais nous devons connaître les rouages de leur métier, les comprendre afin de pouvoir conseiller au mieux nos clients bien sûr, mais également d’apporter un soutien organisationnel efficace aux prestataires.

L’architecte ne sait pas nécessairement monter un mur de ses mains aussi bien qu’un maçon, mais il doit savoir combien cela prend de temps, pour quel coût et avec quels matériaux afin de pouvoir chiffrer, planifier et contrôler le travail.

Domynique Sonson

En un mot, je pourrais dire que la mission du(de la) chargé(e) de projets événementiels est d’organiser une manifestation de bout en bout. Ca pourrait être aussi simple, mais c’est un métier plus complexe.

Je le qualifierais plutôt de concepteur(trice) de souhaits.

En s’appuyant sur un cahier des charges précis et défini avec le(s) client(s), il(elle) doit trouver un concept original, réalisé en toute sécurité, et qui va marquer les esprits, pour longtemps de préférence.

Débrouillardise et réactivité sont, en quelques sortes, les maîtres mots du(de la) chargé(e) de projets événementiels.

CFAE-formation evenementielle-wedding planner-mariage

En quoi êtes-vous différent(e) de vos concurrent(e)s ?

Jérôme Berthelot, wedding planner supervisant le bon déroulé d'une cérémonie de mariage

Jérôme Berthelot

Une petite anecdote : lorsque j’ai rencontré ma toute première cliente, à la fin de l’entretien, elle m’a dit : « j’ai rencontré toutes les agences de Rennes, vous êtes de loin le plus professionnel ! ».

J’étais bien sûr flatté et amusé. Mais cet amusement mis à part, j’étais surtout assuré du fait que j’étais dans le vrai et que ce métier avait besoin de se structurer, de méthode et de professionnalisme et que mon approche correspondait à une attente et un besoin.

Domynique Sonson

au-delà du fait que je parle aux clients de sécurité, de météo, d’inertie de groupe, etc… plutôt que de ruban de satin ou de boules japonaises, je suis la seule à les informer de l’importance de la mise en lumière de leur événement.

Dans la tête des gens, et mêmes celles des professionnels tels que les DJ, une mise en lumière est simplement un tas de spots alignés avec des couleurs bleues, roses, vertes… Ils ne font pas la différence entre l’ambiance (l’atmosphère donnée à un lieu) et la décoration colorimétrique. Hors, il y a bien une distinction importante entre les deux. Passer plusieurs heures dans un lieu où il n’y a que des spots de couleurs vives, donne vite mal à la tête.

Bonjour les migraines et les nausées !

Et le métier de décorateur(trice) événementiel(le) ?

formation decoration événementielle de mariage-CFAE

Jérôme Berthelot

Un architecte peu très bien être architecte d’intérieur, mais ce sont deux métiers différents.

La décoration de mariage est une corde supplémentaire intéressante à avoir à son arc, mais ce n’est nullement une obligation pour être un bon maître d’œuvre événementiel.

En déco, mon style personnel peut plaire mais pas toujours ; il faut savoir respecter les goûts des clients et s’entourer de créateurs avec des styles complémentaires.

Domynique Sonson

Cest un plus ! Mais il n’est pas indispensable de s’y connaître ou d’être doué(e) en décoration pour être un(e) bon(ne) chargé(e) de projets événementiels. Si ça n’est pas une compétence innée ou acquise, il suffit simplement d’avoir dans son carnet d’adresses plusieurs bons décorateurs avec des styles différents.

Par contre, il est essentiel de bien définir avec le client ce qu’il entend vis-à-vis de son thème ; ou grâce à un nuancier, lui demander de montrer la couleur exacte qu’il a en tête.

En dehors de la déco, avez-vous d’autres « cordes à votre arc » ?

Jérôme Berthelot

Bien sûr ! Ne pas le faire serait comme avoir un restaurant qui n’a qu’un seul plat à la carte. Il est difficile de ne vivre que de l’organisation de mariage.

Notre premier axe de diversification est de proposer aux mariés des services complémentaires comme la mise en lumière, la création de candy bars ou encore l’office laïque à travers les agences Les Petits Papiers.

Le deuxième axe, est de travailler sur d’autres événements et avec d’autres clients.

Un organisateur d’événements doit pouvoir s’adapter et c’est l’objectif des formations que nous proposons. Pouvoir organiser aussi bien des mariages que des événements professionnels.

Domynique Sonson

Il vaut mieux ! Je présente toujours les desseins aux clients en utilisant la modélisation 3D pour qu’ils puissent se projeter le jour J (qu’ils soient professionnels ou particuliers, ils adorent voir leur lieu de réception en scène).

Je fais aussi de l’infographie. Pour les particuliers qui s’organisent eux-mêmes leurs événements, je propose un audit sécurité ; c’est-à-dire que je fais le tour des lieux, relève les dysfonctionnements ou dangers et apporte les solutions.

Enfin, pour les entreprises, qu’elles soient grandes ou petites, je peux intervenir en tant que consultante événementielle.

formation evenementielle pour les professionnels-CFAE

Pourquoi avoir décidé d’ouvrir un centre de formation ?

formation charge de projet evenementiel wedding planner -CFAE

Jérôme Berthelot

En 2009, une jeune femme m’a contacté car elle voulait devenir wedding planner et elle me demandait quelle formation suivre. Afin de lui répondre au plus juste, j’ai analysé l’offre de formation existante et j’ai été surpris : toutes les formations proposées étaient en décalage complet avec la réalité du terrain.

Des visites de magasins de robes alors que les mariées ont souvent déjà une idée précise en tête depuis fort longtemps, de l’art floral alors que jamais vous n’avez à gérer ce poste, du pliage de serviette alors que c’est le métier du traiteur etc…

Mais pire, aucune formation ne parlait de sécurité, de DB mètre ou de détecteur de fumée. Aucune ne parlait de simulation d’ensoleillement, de ratios de places assises pour un cocktail ou de confort des invités. Aucune ne parlait de puissance électrique disponible par prise de courant ou de comment éviter un effet Larsen lors d’un discours.

Bref, j’ai compris que non seulement les formations étaient conçues de façon marketing par des communicants pour faire rêver les stagiaires, mais aussi que cela tirait le métier vers le bas.

Contribuer à la professionnalisation de ce métier, lutter contre l’amateurisme ressenti par nombre de prestataires et tirer ce métier vers le haut a été une évidence.

Nous avons cependant souhaité attendre 2010 pour créer le CFAE car il nous paraissait indispensable d’acquérir plusieurs années d’expérience avant de dispenser cette formation basée sur des dossiers réels de mariages réussis.

Il est toujours inquiétant de voir que des centres créent leur activité de wedding planner en même temps que leur offre de formation. On est en droit de se demander quelle est la base concrète sur laquelle ils enseignent.

Domynique Sonson

Etre formatrice n’est pas une vocation nouvelle pour moi. Avant d’être maître d’œuvre événementiel, j’ai travaillé durant 17 ans dans le secteur socio-éducatif auprès d’adultes déficients mentaux, d’enfants et d’adolescents.

En tant qu’animatrice de quartiers défavorisés, de monitrice-éducatrice, d’éducatrice d’écoles et de contrôleuse des transports scolaires, j’ai toujours été au contact de divers public à qui je devais « apprendre » des choses, livrer mon savoir, partager mes connaissances. Transmettre est vital pour moi car, quand je transmets, j’apprends. Et je suis quelqu’un avide de connaissances.

Vous exercez et vous formez en même temps. Comment faites-vous ?

Interview de Jérôme Berthelot, wedding planner, dans le Ouest France

Jérôme Berthelot

Une bonne organisation, de la méthode et une gestion efficace de l’agenda ! Tout d’abord, les formations se déroulent en semaine alors que mes clients ne sont en général disponibles que le week-end.
De plus, j’ai développé au fil des années une méthode de travail qui me permet d’organiser un mariage de A à Z en 70 heures en moyenne. Soit 2 semaines au total. Pour y arriver, j’ai bien sûr réduit la voilure.

Je n’accepte plus que 6 à 8 mariages par an, ce qui me permet de choisir les dossiers les plus intéressants : financièrement pour certains, mais surtout humainement pour la plupart.

Donc même avec 8 mariages par an et 3 à 4 semaines de congés, il me reste 32 semaines par an à consacrer à mes stagiaires.
Environ la moitié passée en formation et l’autre moitié consacrée au suivi des stagiaires.

Domynique Sonson

Je m’organise de manière rigoureuse et utilise plein de tableaux, de rappels sur mon téléphone, mon agenda que je peux consulter partout et à tout moment (je note tout ce que je dois faire, même passer un simple appel).

Pour les événements, qu’ils soient professionnels ou particuliers, ils ne se chevauchent pas : ceux d’entreprise sont toute l’année sauf durant Juillet et Août, et ceux des particuliers sont essentiellement durant ces deux mois.

Quant à la formation, vu qu’elle se déroule sur 4 jours et se termine tôt, ça me laisse le temps d’assurer pour le reste.

Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place !

Qui sont les formateurs compétents ?

Jérôme Berthelot

Sur ce point, les stagiaires doivent être exigeantes et vigilantes. Il faut absolument prendre le temps de se renseigner sur l’expérience des ou du formateur(s). Et toujours sans se laisser séduire par des artifices ou des discours invérifiables. Pour cela il existe www.infogreffe.fr, si un wedding planner vous dit exercer depuis 10 ans mais réalise moins de 30 000 € de chiffre d’affaire par an, ou plus inquiétant, si votre formateur/formatrice a été radié(e) ou a fermé son agence événementielle, comment peut-il prétendre vous apporter les clés de la réussite ? Si un autre vous dit qu’en 4 ans il a réalisé 100 mariages, posez-vous la question de la vraisemblance. Il y a 20 samedis entre début mai et fin septembre. Faire 25 mariages par an et cela dès la première année sans aucune référence… c’est pour le moins suspect.

Domynique Sonson

En France, on voit plein de formateurs (pédagogiques, à l’écoute…) mais qui n’ont quasiment, voire, aucune expérience antérieure du métier transmis. Ils régurgitent un simple savoir et non un vécu. Ils retransmettent quelque chose qu’ils n’ont pas pratiqué eux-mêmes !

Or, pour former efficacement, il faut connaître et maîtriser son métier. Un bon formateur, c’est quelqu’un qui forme à une expertise qu’il conjugue lui-même. En bref, il connaît son sujet et sait de quoi il parle !

Combien de formateurs dispensent la formation pour devenir chargé(e) de projets événementiels ?

formation charge de projet evenementiel wedding planner -CFAE

Jérôme Berthelot

Si vous deviez apprendre le métier de boulanger auprès d’un boulanger professionnel et expérimenté, que penseriez-vous du fait qu’il doive faire appel à un autre confrère pour vous apprendre à faire les baguettes, un autre pour les croissants, encore un autre pour gérer l’achat de le farine, etc. ? Vous seriez en droit de vous demander dans quelle mesure il connaît son métier.

Un wedding planner est un indépendant. Cela veut dire qu’il travaille seul et doit maîtriser tous les aspects de son métier en autonomie. De la gestion de sa comptabilité au commercial.

Si votre formateur est un professionnel, il doit donc pouvoir vous former seul à toutes les facettes du métier.

Je forme et j’accompagne les stagiaires désirant devenir chargé(e) de projets événementiels sur la totalité du parcours. Je les connais personnellement et suis ainsi en mesure de les suivre et leur apporter des réponses adaptées à leur profil, leur projet, leur secteur et leur personnalité, et les soutiens durant les deux premières années suivant la formation.

Domynique Sonson

Malheureusement bien trop de monde à mon goût. Je dis malheureusement, car ce sont souvent des agences événementielles qui se lancent dans la formation comme ça, habituellement de manière très scolaire, et après peu, voire quasiment pas, d’années d’exercice.

Un(e) chargé(e) de projets et un(une) formateur(trice) sont deux métiers à parts entières. Ce n’est pas parce qu’on est un(e) bon(ne) chargé(e) de projets que l’on sait transmettre ses connaissances et partager son savoir.

Vous dites stagiaires au féminin ?

Jérôme Berthelot

Oui, ça m’échappe parfois car je n’ai jamais compris pourquoi en grammaire le masculin devait l’emporter sur le féminin dès lors qu’il n’y a qu’un seul homme face à vingt ou trente femmes. Et comme c’est à peu près la proportion d’hommes que nous formons, je me permets de généraliser l’emploi du féminin.

Domynique Sonson

Effectivement ! C’est un métier qui attire beaucoup les femmes, c’est rare quand il y a des hommes en formation. Mais je ne suis pas sexiste, la formation est ouverte à tout le monde et il n’y a pas d’âge pour se former.

formation wedding planner CFAE

Comment identifier une formation efficace ?

Jérôme Berthelot

Premier exemple, l’usage excessif de photos achetées sur des banques d’images témoigne d’un manque de matière « authentique ».

Un des moyens de le vérifier, est de faire un clic droit sur une photo et de copier l’URL dans www.tineye.com.

Vous serez surpris de voir qu’une photo peut être présente sur 70 sites internet différents !

Deuxième « astuce », la domiciliation postale qui permet pour 9 € par mois de laisser croire qu’une entreprise a des locaux dans les beaux quartiers parisiens et ainsi se donner une forme de crédibilité.

Pour le vérifier il suffit de saisir l’adresse dans les pages jaunes sans le nom de l’entreprise et si vous trouver 50 entreprises à la même adresse, surtout dans un immeuble de 4 étages, c’est qu’il s’agit probablement d’une domiciliation mais pas de locaux à proprement parler.

Il y a aussi l’usage excessif de superlatifs comme le « plus grand », « le premier », « le meilleur », celui qui a formé « le plus de stagiaires » (alors que ces chiffres ne sont pas diffusés). Ce sont donc des « qualités » auto-attribuées. Quand on cherche à trop rassurer, c’est qu’il y a un problème !

L’objet ici n’est pas de pointer tel ou tel centre, mais d’éveiller le sens critique des stagiaires. Beaucoup nous appellent en nous disant être un peu perdus. Il suffit parfois de gratter un peu le vernis pour se faire une idée pertinente.

Domynique Sonson

Lorsque je cherchais moi-même à être formée, je n’avais pas envie que l’on me parle d’esthétique, de glamour, de DIY, de comment faire un centre de table, de pliage de serviettes…

Ce que je recherchais c’était une approche très pragmatique du métier. Que l’on m’explique comment organiser un événement en toute sécurité ? Quels sont les outils à utiliser ? Comment faire un devis ? Comment chiffrer ? Combien me vendre sans culpabiliser ?…

Je souhaitais être réellement armée pour organiser un événement et être crédible face aux clients même si je débutais.

Or, ce que présentaient les centres de formation c’était tout sauf CA ! Ils parlaient essentiellement de déco, montraient tous les mêmes photos, utilisaient tous les mêmes mots et leurs programmes étaient très scolaires et semblaient bien loin de la réalité du métier.

Trop d’éléments qui m’ont mis la puce à l’oreille sur la vraisemblance de leurs formations.

Y-a-t-il une sélection des candidats à la formation ?

formation wedding planner-CFAE

Jérôme Berthelot

Oui et non. Oui, car chaque candidat s’entretient longuement avec la personne responsable des admissions. Cet entretien permet de cerner le profil du candidat, son projet et l’adéquation entre ses attentes avec nos formations. Cet entretien permet également de mesurer son sérieux, son expression orale, la pertinence de ses questions, son parcours, ses motivations…

Et non à la fois, car nous avons fait le choix de n’imposer aucun niveau d’étude minimum pour accéder à nos formations. La première raison est que je suis en grande partie autodidacte et n’ai jamais vraiment associé la valeur professionnelle d’une personne à ses diplômes. Sérieux, persévérance, sens du contact, sincérité, bon sens, intelligence humaine… autant de qualités qu’aucun cursus scolaire n’apporte.

Deuxièmement, car qui sommes-nous pour décider qui doit ou non tenter l’aventure de l’entrepreunariat ? Et cela sur la base d’un CV ?

J’ai rencontré des bac + 5 qui n’auront jamais le grain de folie nécessaire à toute création d’une entreprise et j’ai croisé des personnes n’ayant pas le bac faisant preuve de plus de créativité, de combativité, d’inventivité et de passion que n’importe qui d’autre.

Domynique Sonson

Oui et non !

Oui, car il faut quand même s’assurer que le souhait du(de la) stagiaire est en adéquation avec l’idée qu’il(elle) se fait du métier, de son projet professionnel, de nos formations et qu’il(elle) est réellement motivé(e).

Et non, car qui suis-je pour dire que telle personne est dans la bonne filière parce qu’elle a tels diplômes ? D’ailleurs, si les diplômes étaient une preuve de valeurs professionnelles, ça se saurait ! Il y a le savoir-faire et le savoir-être.

Et puis, je suis moi-même mal placée pour juger, puisque je n’ai qu’un niveau bac+2 et j’ai fait un virage à 180° lorsque j’ai décidé de devenir ma propre patronne dans un secteur que je ne connaissais pas.

Peut-on envisager le salariat ?

Jérôme Berthelot

Wedding planner est un métier qui s’exerce en indépendant pour son propre compte, comme artisan taxi ou infirmière libérale. Faites une simple recherche en ligne d’offres d’emploi. Je parle bien d’emploi, pas de stage non rémunéré. Si vous en trouvez cinq sur toute la France, vous aurez beaucoup de chance. Pour ma part, au niveau de l’agence Cassiopée, je reçois environ un CV par jour…

Il y a deux raisons à ce constat :

  • Premièrement, c’est un secteur très concurrentiel où seules les agences s’en donnant les moyens et ayant suivi une formation sérieuse arrivent à percer.
  • Deuxièmement, parce que le chiffre d’affaire généré par un wedding planner à temps plein permet de généré son propre salaire, mais pas plus. Il n’y a donc aucun intérêt pour un employeur à embaucher.

Domynique Sonson

En France, le métier de chargé(e) de projets événementiels ne peut être exercé que dans le cadre de l’entrepreneuriat en tant que travailleur indépendant.

Dans ce métier, on est souvent seul(e) à se lancer dans l’aventure et, même si notre chiffre d’affaire à temps plein est correct, une fois que les charges sociales et les frais généraux (charges fixes et variables) sont payés, il reste de quoi se tirer un salaire. II n’est donc pas possible d’embaucher.

Par contre, je reçois environ une candidature spontanée par semaine et plusieurs demandes par téléphone.

formation charge de projet evenementiel wedding planner -CFAE-2

Pourquoi proposez-vous un suivi de deux ans à tous vos stagiaires ?

Jérôme Berthelot

Dès la création du centre, et étant nous même entrepreneurs, nous savions très bien que les stagiaires issues du CFAE auraient besoin d’un accompagnement allant au-delà du temps pédagogique.

La création d’une entreprise n’est pas un sprint, mais un marathon.
Deux ans de suivi nous paraissaient indispensables pour être aux côtés de nos stagiaires jusqu’à l’aboutissement du parcours de création.
A la fin de ce temps de un an pour nos premiers stagiaires, nous avons souhaité le prolonger à deux ans car la spécificité du mariage fait que les clients peuvent vous contacter très longtemps avant le jour J.

N’étant hélas pas immortel, je m’en tiens à une durée raisonnable de deux ans.
Mais nos anciennes stagiaires savent qu’elles peuvent compter sur nous bien au-delà de cette limite qui doit bien être définie sur le papier.

Domynique Sonson

Parce que j’estime que c’est indispensable. Quand je me suis lancée un an et demi après ma formation, même si j’avais pris des notes, il y avait des choses dont je ne me souvenais plus, des nouvelles réformes étaient sorties, des courriers m’informant d’obligation d’adhésion me sont tombés dessus… et j’étais bien contente que mon formateur soit à mon écoute, me conseille et me donne les solutions.

Perso, j’estime que la formation ne s’arrête pas juste après les quelques semaines de formation, bien au contraire. Le post-formation est la partie la plus anxiogène et c’est là qu’il est impératif que les stagiaires soient (r)assurés d’avoir un soutien, quelqu’un de disponible pour répondre à leurs questions et/ou leurs incertitudes.

formation wedding planner -CFAE